無論你是經營個人創作還是在賣商品，Email 都是和讀者保持聯繫最直接的方式。粉絲會想第一時間知道新作品和優惠，買家也需要收到註冊確認、付款成功這些通知。社群貼文能不能被看到，常常要看演算法；寄進信箱的信，則能好好送到每一位收件人手上。
Portaly 推出的發信系統，讓這些信件都能在同一個後台處理：
| 功能 | 說明 |
|---|---|
| 電子報 | 撰寫信件並寄送給訂閱名單，支援範本、排程寄送與成效追蹤 |
| 系統信件 | 透過 API 串接，讓你的系統自動寄送註冊信、通知信等通知 |
| 寄信紀錄 | 查詢每一封信寄出去的狀態 |
| 名單管理 | 匯入名單、管理排除名單 |
| 寄件設定 | 設定寄件人名稱、回信信箱、自訂網域 |
這篇會專注在電子報發送教學，一步步帶你寄出第一封電子報。整個流程分成 5 個步驟：設定寄件地址、建立信件、選擇收件對象、試寄與寄送、查看成效。名單的部分，可以直接使用 Portaly 名單搜集累積的訂閱者，也可以匯入自己手上的檔案。
步驟一：設定寄件地址
第一次點進頂部導覽列的「發信系統」時，畫面會自動跳出設定視窗，可以在這裡填上寄信地址的前綴，例如 hello、news 或你的品牌名稱。
寄件人名稱和回信信箱不用急著一次決定，之後隨時都能到「寄件設定」修改。寄件人名稱建議用讀者熟悉的名字，像是頻道名稱或品牌名稱，讓對方一眼就認出是你寄的信，開信率也會比較穩定。
如果你有自己的網域，也可以在「寄件設定」綁定自訂網域，讓寄件地址變成 hello@你的網域。綁定之後還有一個好處：寄信不受每日寄送上限限制，後面的額度段落會再詳細說明。
步驟二：建立信件並編輯內容
建立信件分成 4 個階段。每個階段都會自動儲存草稿，就算中途關掉視窗，寫好的內容也還在：
- 編輯：寫好信件主旨與內文
- 預覽與試寄：確認版面，並寄一封測試信到自己的信箱
- 收件對象：選擇這封信要寄給哪些人
- 寄送：馬上寄出，或安排在指定時間寄出
開始編輯前，可以先選擇要從哪裡開始：
- 自行新增：從空白信紙開始寫
- 信件範本：使用 Portaly 預先設計好的版型，換上自己的文字就能使用
編輯器的用法和平常寫文件差不多，內文和簽名檔都能插入圖片，貼上的網址也會自動變成連結。如果想在信件開頭稱呼收件人的名字，可以加入 {{名稱}} 這類參數，寄出時系統會自動換成每位收件人的名稱。
步驟三：選擇收件對象
收件對象依照名單來源，可以分成兩種：
| 選項 | 適用情境 | 新增方式 |
|---|---|---|
| 既有名單 | 已經透過 Portaly 名單搜集累積訂閱者，或之前儲存過名單 | 直接勾選要寄送的名單 |
| 新增名單 | 名單放在其他工具或試算表裡 | 匯入檔案，或手動輸入 E-mail |
選好名單後，系統會先幫你試算這封信需要多少寄信額度，寄出前就能知道夠不夠用。如果想統一整理名單和排除名單，可以到左側欄的「名單管理」。
如果目前還沒有名單，可以先在 Portaly 頁面加入名單搜集區塊，讓粉絲留下 E-mail，累積一段時間後再開始寄電子報。設定方式可以參考 Portaly 名單搜集教學。
步驟四：排程寄送電子報
確認內容沒問題後，可以選擇兩種寄送方式：
- 立即寄送：按下寄出後就會開始發送
- 排程寄送：選好日期和時間，系統會在指定時間寄出；寄出前都還可以取消排程
排程的信件會在寄出當下才確認名單和額度。如果那時額度不夠，信件就不會寄出，系統也會通知你，不用擔心寄到一半突然中斷。
步驟五：查看成效與寄信紀錄
信件寄出後，在電子報列表的「成效」欄點選「查看」，就能看到 4 項數據：
- 送達：成功送進收件人信箱的封數
- 開啟：打開這封信的人數
- 點擊：點了信中連結的人數
- 退訂：看完這封信後取消訂閱的人數，也能查看退訂名單
想確認某位收件人有沒有收到信，可以到左側欄的「寄信紀錄」，輸入完整的 E-mail 查詢，或依寄送狀態篩選。沒有寄出的信件，也會標示原因。
電子報寄信額度與每日寄送上限
寄電子報時，會遇到兩種限制：一個是總寄信額度，另一個是每天可以寄出的數量。
| 限制 | 計算方式 | 用完時怎麼辦 |
|---|---|---|
| 寄信額度 | 頂級會員方案內含額度，每寄出一封扣一封 | 購買寄信補充包 |
| 每日寄送上限 | 只有使用 Portaly 預設寄件網域時才有，累積寄出越多，每天能寄的量越高 | 超出的部分會在隔天上午 9 點自動接著寄，或綁定自訂網域 |
關於額度，有幾點可以先了解：
- 寄出時就會扣除額度：信件寄出就算一封，不論最後是否送達。定期清理無效信箱，額度能用得更有效率
- 電子報和系統信件共用同一份額度：如果你也有使用系統信件，兩邊會一起扣除
- 當天寄不完會先提醒你：寄送步驟中會顯示今天還能寄多少封，以及預計哪一天全部寄完
如果名單比較多，或希望一次就寄完，綁定自訂網域會是比較好的選擇。
電子報發送常見問題
基本會員可以寄送電子報嗎？
電子報功能目前開放給頂級會員及頂級+會員使用。基本會員進入發信系統時，會看到方案升級畫面，升級後就能開始寄信。
已寄出的電子報可以刪除嗎？
已經寄出的信件無法刪除，會保留在列表中，方便你之後查看成效。草稿和還沒寄出的排程信件，則可以刪除或取消。
收件人說沒有收到信，該怎麼查？
可以到「寄信紀錄」輸入收件人的完整 E-mail，查看這封信的寄送狀態。如果顯示未寄出，畫面會標示原因，例如對方在排除名單中；如果顯示已寄出，可以請對方看看垃圾郵件匣或促銷內容分類。
名單裡有錯誤的信箱，會有什麼影響？
系統會在寄出前提醒你哪些信箱有問題，讓你決定要修正還是照樣寄出。錯誤的信箱大多會被退信，而且一樣會扣額度，建議先修正再寄。
收件人可以退訂嗎？
可以。每封電子報都會附上退訂連結，退訂的人之後會自動從寄送對象中排除，你也可以在成效頁看到退訂名單。
如何避免受每日寄送上限限制？
到「寄件設定」綁定自訂網域就可以了。使用自訂網域寄信沒有每日寄送上限，寄件地址也會換成你自己的品牌網域。
開始寄出第一封電子報
名單累積之後如果一直沒有聯繫，訂閱者很容易慢慢忘記當初為什麼訂閱。第一封電子報不需要很完美，從簡單的近況分享或新品預告開始，就能讓讀者記得你。
如果你正在賣課程、模板這類數位商品，電子報也很適合用來通知老顧客。想了解更多增加收入的方法，可以參考 斜槓自媒體如何賺錢？6 種創作者增加收入的方式完整攻略。
準備好之後，就 升級頂級會員，開啟發信系統，先寄一封測試信給自己吧！